Sie müssen kein Microsoft Office-Assistent sein, um Ihre eigene Adressdatenbank zu erstellen. Egal, ob Sie die Informationen für ein Projekt im Büro oder für etwas Persönlicheres wie Hochzeitseinladungen oder Weihnachtskarten verwenden, SIE können dies tun! Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung wird Sie durch den Prozess führen.

Öffnen Sie Microsoft Access und wählen Sie “Leere Datenbank”, um mit Ihrem Projekt zu beginnen. Wählen Sie einen Namen für Ihre Dateien, z. B. “Weihnachtskarten”, und klicken Sie auf “Erstellen”. Sie sollten nun standardmäßig auf die Registerkarte “Tabellen” wechseln. Klicken Sie auf “Neu” und dann auf “Datenblattansicht”. Ein neuer Bildschirm erscheint und enthält eine leere Tabelle mit verschiedenen Feldern. Hier werden Sie Ihre Masseninformationen eingeben.

Bestimmen Sie zunächst, welche Informationen auf Ihrem endgültigen Projekt erscheinen sollen. Möchten Sie zum Beispiel, dass auf Ihren Hochzeitseinladungen “Mr. & Mrs. John Smith and Family” steht, oder möchten Sie, dass nur “The John Smith Family” steht. Um Verwirrung zu vermeiden, werden wir jedes Feld entsprechend umbenennen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jede Spalte und wählen Sie “Umbenennen”. Feld 1 sollte “ID” lauten. Damit werden Ihre Einträge nummeriert. Benennen Sie die anderen Felder wie folgt um: Feld 2 – “Titel”, Feld 3 – “Vorname”, Feld 4 – “Nachname”, Feld 5 – Familie, Feld 6 – St. Adresse, Feld 7 – 2. Adresszeile, Feld 8 – Stadt, Feld 9 – Staat, Feld 10 – Postleitzahl.

Nehmen Sie nun Ihr Adressbuch zur Hand und beginnen Sie, die gewünschten Informationen in die entsprechenden Spalten einzutragen. Wenn eine Spalte zu klein ist, doppelklicken Sie auf die Trennleiste zwischen den Spaltentiteln. Dadurch wird die Größe der Spalte an die Größe Ihrer Eingaben angepasst. Die Software sollte Ihre Einträge automatisch nummerieren. Wenn Sie einen einzelnen Freund ohne Familie haben, lassen Sie die Spalte “Familie” einfach leer, dann wird in diesem Bereich nichts für diese Person gedruckt.

So erstellen Sie eine Datenbank mit Microsoft Access
So erstellen Sie eine Datenbank mit Microsoft Access

Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, speichern Sie Ihre Datenbank und geben ihr den gleichen Namen wie zuvor, z. B. “Weihnachtskarten”. Jetzt können Sie Ihr datenbankgestütztes Dokument in Word erstellen. In dieser Praxisübung erstellen wir Etiketten für Weihnachtskarten. Öffnen Sie also ein Word-Dokument und klicken Sie auf “Extras” und wählen Sie dann “Seriendruck”. Dadurch werden die Informationen, die Sie zuvor eingegeben haben, in ein brauchbares Format für Ihr neues Dokument gebracht.

Klicken Sie auf “Erstellen” und wählen Sie für dieses Beispiel “Mailing-Etiketten”. Wählen Sie das aktive Fenster, das wir bereits geöffnet haben, und dann “Daten holen”. “Datenquelle öffnen”, um nach der Datenbank zu suchen, die Sie zuvor erstellt haben. Ändern Sie den Dateityp auf “MS Access Datenbank” und Sie sehen Ihre Datenbankdatei mit dem Namen “Weihnachtskarten”. Klicken Sie sie an und öffnen Sie sie.

Als nächstes sehen Sie Ihre Tabelle mit dem gleichen Titel. Klicken Sie auf ok. Richten Sie Ihr Hauptdokument ein. Wählen Sie den Beschriftungsstil, den Sie haben. 8160 ist Standard; Ihr Feld sollte jedoch mit dem Beschriftungsstil gekennzeichnet sein. Klicken Sie auf ok.

Endlich! Sie sind bereit zum “Einfügen von Seriendruckfeldern”. Wählen Sie “Titel” und fügen Sie dann ein Leerzeichen ein. “Platzhalter einfügen” und wählen Sie “Vorname” und fügen Sie dann ein Leerzeichen ein. “Platzhalter einfügen” und wählen Sie “Nachname”. Fügen Sie ein Leerzeichen ein. “Platzhalter einfügen” und wählen Sie “Familie”. Drücken Sie die Eingabetaste, um Ihre Informationen in die nächste Zeile zu verschieben. Klicken Sie weiter auf “Platzhalter einfügen” und wählen Sie die erste Adresse. Drücken Sie die Eingabetaste und wiederholen Sie den Vorgang, um die zweite Adresse einzufügen. (Denken Sie daran, dass, wenn John Smith nur eine Adresszeile hat, nur eine gedruckt wird.) Drücken Sie die Eingabetaste und fügen Sie das Feld “Stadt” ein, gefolgt von einem Komma und einem Leerzeichen. Fügen Sie als nächstes das Feld “State” (Bundesland), ein Leerzeichen und das Feld für die Postleitzahl ein. Sie haben es fast geschafft! Klicken Sie auf OK.

In ein neues Dokument zusammenführen. Klicken Sie erneut auf “Zusammenführen”. Jetzt sollten Sie Ihre Beschriftungen sehen. Sie können an dieser Stelle die Schrift auf eine andere Größe, Farbe oder einen anderen Stil formatieren, indem Sie Ihre Etiketten markieren und auf “Formatieren” klicken. Achten Sie darauf, dass Ihre Schriftart in die Parameter der Etiketten passt. Sie sind bereit zum Drucken!

Sobald Sie gedruckt haben, können Sie die Etiketten als Weihnachtskarten-Etiketten 2007 speichern. Sie können später die Word-Datei aufrufen und Ihre Etiketten bleiben so, wie Sie sie heute erstellt haben. Wenn sich jedoch Änderungen ergeben, z. B. wenn Onkel John nächstes Jahr nach Florida zieht, müssen Sie zurück zu Ihrer Datenbank gehen und die Informationen ändern und erneut den “Zusammenführungsprozess” durchlaufen. Aber das ist in Ordnung, denn jetzt wissen Sie genau, wie Sie es machen müssen!