Sie beherrschen Microsoft Access: Tabellen erstellen, Abfragen schreiben, benutzerfreundliche Formulare erstellen und Berichte entwickeln, die Ihrem Unternehmen dienen. Aber was Sie in Ihrer Ausbildung (oder durch autodidaktisches Lesen von Büchern und Internet) wahrscheinlich nicht gelernt haben, ist, dass regelmäßig durchgeführte Verwaltungsaufgaben Ihr Leben sehr viel einfacher machen.
Hier sind ein paar Tipps für Microsoft Access, damit Ihre Datenbank reibungslos funktioniert:
1. Reparieren und kompaktieren Sie Ihre Datenbank regelmäßig, besonders wenn Sie viele Formulare und Berichte entwickeln. Das Komprimieren der Datenbank ist vergleichbar mit einer Defragmentierung Ihrer Festplatte. Es bereinigt temporäre Dateien und verringert die Gesamtgröße Ihrer Datenbank.
Um das Reparieren und Komprimieren Ihrer Datenbank durchzuführen, gehen Sie in das Menü “Extras” und wählen Sie “Datenbank-Dienstprogramme”. Dort finden Sie den Befehl Reparieren und kompaktieren.
Führen Sie diese Funktion mindestens einmal pro Woche aus, um Ihre Datenbank in Topform zu halten.
2. Erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank. Dinge passieren – dies ist der CYA-Schritt. Wenn Sie Ihre Datenbank auf einem öffentlichen Server speichern, können Datenbankdateien manchmal auf mysteriöse Weise verschoben oder beschädigt werden. Oder vielleicht haben Sie versehentlich eine Reihe von Datensätzen gelöscht. Eine Sicherungskopie zu haben, kann eine echte Zeitersparnis sein, wenn etwas mit Ihrer Datenbank schief geht.
Es ist eine gute Idee, dies am Ende eines jeden Arbeitstages zu tun, wenn Ihre Benutzer jeden Tag viele Dateneingaben machen. Speichern Sie sie auf einem anderen Server oder auf einer CD/DVD.
3. Erstellen Sie eine Entwicklungskopie Ihrer Datenbank. Eines der größten Ärgernisse von Microsoft Access ist, dass Sie keine Änderungen an Formularen oder Berichten vornehmen können, wenn sich andere Benutzer in der Datenbank befinden. Anstatt Ihre Benutzer von der Datenbank fernzuhalten und um zu verhindern, dass Sie Ihre Arbeit außerhalb der Geschäftszeiten erledigen müssen, erstellen Sie eine Entwicklungskopie der Datenbank.
Verwenden Sie diese Kopie der Datenbank, um neue Berichte und Formulare zu erstellen oder bestehende zu aktualisieren. Wenn Sie das Objekt dann so haben, wie Sie es wünschen, importieren Sie es in die Hauptkopie Ihrer Datenbank. Sie müssen sicherstellen, dass andere Benutzer nicht in der Datenbank sind, wenn Sie importieren, aber das dauert nur ein paar Sekunden.
Um Ihr neues Formular oder Ihren neuen Bericht einzubinden, gehen Sie zu Datei, Externe Daten abrufen und wählen Sie dann Importieren. Suchen Sie die Kopie Ihrer Entwicklungsdatenbank und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Importieren. Sie erhalten ein Popup-Fenster mit einer Liste der Objekte in dieser Datenbank. Markieren Sie die Namen der Formulare oder Berichte, die Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf OK. Wenn das Formular oder der Bericht bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist, wird es mit einer Nummer dahinter benannt, anstatt die vorhandene Datei zu kopieren. Stellen Sie nur sicher, dass Sie die alte Kopie des Berichts/Formulars löschen und dann die neue Version umbenennen, um die Nummer am Ende des Namens zu entfernen.
Diese drei schnellen Tipps zur Microsoft Access-Administration können Ihnen bei regelmäßiger Anwendung viel Zeit und Frustration ersparen. Sowohl Sie als auch Ihre Benutzer werden froh sein, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese einfachen, aber wichtigen Datenbankaufgaben zu erledigen.
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