Für Warenwirtschaftssysteme gibt es innerhalb der verschiedensten Branchen, verschiedene Erklärungen. Deswegen ist es wichtig hierbei eine zusammenhängende Erläuterung durchzuführen. Dafür ist die Erklärung von Hertel (1999)71 eine sehr zutreffende. „[…] ganz allgemein versteht man darunter die Menge und wertmäßige Darstellung und Steuerung des Warenflusses in einem Handelsunternehmen“. Eine weitere durchaus vertretbare Erklärung gibt es auch von Kloth (1999)72. „Warenwirtschaftssysteme stellen das immaterielle und abstrakte Abbild der warenorientierten dispositiven logistischen und abrechnungsbezogenen Prozesse für die Durchführung der intra und interorganisatorischen Geschäftsprozesse dar“. Die Warenwirtschaftssysteme (WWS) passen sich der Größe des Unternehmens an. Jedes Handelsunternehmen hat verschiedene Voraussetzungen und somit auch unterschiedliche Anforderungen an die WWS. Wichtiger ist hierbei die Gesetzmäßigkeit des Handels zu berücksichtigen. Die richtige Ware, in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort.73 Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Warenwirtschaftssysteme die Bewertungs- und Steuerungsinformationen über Lieferanten, den Kunden, die Ware und die sonstigen Partner liefern und steuern.74 Warenwirtschaftssysteme fassen die Funktionen Sortimente, Lagerbestände, Ein- und Ausgänge und Waren- und Zahlungsdispositionen zusammen. Bevor die verschiedenen Ausprägungen des WWS erklärt werden, ist es von hoher Bedeutung das Wort „Prozess“ zu erläutern. Eine sehr zutreffende Erklärung liefert Becker und Schütte (2004).75 „Ein Prozess wird entsprechend definiert als die inhaltliche abgeschlossene, zeitliche-sachlogische Abfolge von Zuständen, die die inhaltlich vollständige Bearbeitung eines von einem Subjekt als konstituierend deklarierten – betriebswirtschaftlich relevanten – Objektes wiedergeben.“
Wie die Abbildung 15 verdeutlicht gibt es vier verschiedene Ebenen der Warenwirtschaftssysteme. Folgend werden die vier Ebenen kurz erklärt, um einen Überblick zu ermöglichen.
1. Das Warenprozessmodell
• In dieser Ebene wird der physische Warenfluss, also die Warenprozesse behandelt. Darunterfallen Entladen, Einlagern, Kommissionieren, Transport, usw.
2. Das Dispositionsprozessmodell
• Innerhalb dieser Ebene finden die Dispositionsprozesse statt. Diese Prozesse haben nicht direkt mit der Ware zu tun, sondern werden durch die Warenprozesse (siehe oben) ausgelöst oder sie selbst lösen Warenprozesse aus. Zu den Dispositionsprozesse gehören unter anderem die Warenbestellung, Auftragseingang, Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Rechnungsschreibung, Lieferscheinschreibung, Inventur, usw.
3. Das Abrechnungsprozessmodell
• Diese Ebene des Warenwirtschafssystems stellt die Werte, wie Einkaufsund Verkaufspreise und die Einkaufs- und Verkaufskonditionen der Warenprozesse und Dispositionsprozesse dar.
4. Das Informations- und Planungsprozessmodell
• In dieser Ebene werden die Informationen der jeweilig vorherigen Ebenen, also der Warenprozesse, der Dispositionsprozesse und der Abrechnungsprozesse gesammelt und verwaltet.
Neben den erwähnten Ebenen wurde das Modell der Warenwirtschaftssysteme von Hertel (1999) durch Liebmann und Zentes (2001) um ein Warenprozesssystem erweitert. Abbild
„Das Warenprozesssystem beschreibt den Warenfluss und die damit in Verbindung stehenden Prozesse wie Lagerung oder Transport und ist hier in vereinfachter Form zur Verdeutlichung der Parallelität zwischen den Warenprozessen und Teilen von Informationsprozessen dargestellt“.79 Hier wird ebenfalls zwischen mehrstufigen und geschlossenen Warenwirtschaftssystemen unterschieden. Bei den geschlossenen WWS handelt es sich um die Warenbestände, die im ganzen Unternehmen artikelgenau geführt werden.80 Um diesen Punkt genauer zu erklären, ist es wichtig zu verstehen, dass in der Vergangenheit die Unternehmen eine Inventur durchgeführt haben, um die Differenz im Warenbestand zu ermitteln. Durch das sogenannte geschlossene WWS ist es möglich die Abverkaufsdaten der Kassen zu nehmen und diese zur Bestandsführung zu nutzen.81 Das mehrstufige Warenwirtschaftssystem betrachtet, mehrere Stufen den Handelsstufen und wirtschaftlichen Prozesse. Hierbei sollten die verschiedenen wirtschaftlichen Prozesse wie Warenprozesse, dispositive Prozesse, Abrechnungsprozesse, Informations- und Planungsprozesse modelliert werden. Diese aufgezählten Prozesse werden zuzüglich auf den verschiedenen Handelsstufen betrachtet, also den Großhandels- und Einzelhandelsstufen. 82 Somit hat die Logistik und die Distribution ebenfalls eine Bedeutung bei der mehrstufigen WWS.
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